Uniwersytet Wrocławski

Zarządzenie Nr 5

Dziekana Wydziału Nauk Społecznych

z dnia 29 kwietnia 2020 roku

w sprawie Regulaminu organizacji posiedzeń i głosowania zdalnego na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego 

na podstawie Ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 art. 60 i art. 63 wprowadza się możliwość elektronicznego systemu głosowania zdalnego. 

• § 1

1. Wprowadza się Regulamin organizacji posiedzeń organów kolegialnych, rad instytutów/katedr, komisji oraz głosowania zdalnego na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego.
2. Przewodniczący organu kolegialnego, rady instytutu/katedry lub komisji na pierwszym posiedzeniu poddaje pod głosowanie wniosek w sprawie Regulaminu organizacji posiedzeń i głosowania zdalnego.

• § 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

DZIEKAN

prof. dr hab. Robert Wiszniowski

____________________

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 5/2020 Dziekana WNS

Regulamin

organizacji posiedzeń i głosowania zdalnego

na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego

• § 1

Administrowanie systemem 

1. Regulamin dotyczy organizacji posiedzeń i głosowania zdalnego za pośrednictwem systemu do głosowania online (zwanego dalej systemem głosowania).
2. System głosowania wykorzystywany jest do głosowań tajnych w czasie posiedzeń organów kolegialnych, rad instytutów/katedr i komisji na Wydziale Nauk Społecznych (zwanych dalej posiedzeniami).
3. System głosowania dostępny jest pod adresem voting.ethink.pl. Strona posiada ważny certyfikat SSL zabezpieczający połączenie z witryną.
4. Administratorem technicznym systemu głosowania jest Sekcja Informatyczna Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego (zwana dalej Sekcją Informatyczną), zaś nad techniczną stroną przebiegu głosowania czuwa wyznaczony przez kierownika Sekcji Informatycznej pracownik Sekcji Informatycznej.
5. Za nadzór merytoryczny i procedurę przebiegu posiedzenia odpowiada jego Przewodniczący.
6. Za kontakty z Sekcją Informatyczną może odpowiadać również inna osoba, wskazana pisemnie przez Przewodniczącego, a w przypadku komisji habilitacyjnych – Sekretarz Komisji.

• § 2

Procedura dotycząca organizacji posiedzeń

1. Wszyscy członkowie organów kolegialnych, rad instytutów/katedr oraz komisji będący pracownikami Uniwersytetu Wrocławskiego są zobowiązani dla celów związanych z systemem głosowania do korzystania ze skrzynek e-mail w domenie uwr.edu.pl.Wyjątek stanowi sytuacja udziału w posiedzeniu osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Wrocławskiego, a uczestniczących w posiedzeniach jako: członkowie komisji habilitacyjnych, recenzenci, promotorzy. Przewodniczący posiedzenia zobowiązany jest zgłosić wyznaczonemu pracownikowi Sekcji Informatycznej taką osobę w celu umieszczenia jej w katalogu osób posiadających uprawnienia do głosowania, podając jej służbowy adres e-mail z jej macierzystej jednostki zewnętrznej. 
2. Posiedzenia zwołuje Przewodniczący poprzez wysłanie do wszystkich uczestników drogą elektroniczną zawiadomień zawierających termin posiedzenia z porządkiem obrad oraz informację dotyczącą organizacji i jego przebiegu, w tym informacji o narzędziach, które zostaną użyte do przeprowadzenia posiedzenia. Zawiadomienia przesyłane są 7 dni przed datą posiedzenia. Materiały na posiedzenie, w tym projekty uchwał, dołączane są do zawiadomienia przesyłanego drogą elektroniczną lub umieszczane w plikach grupy w aplikacji TEAMS stworzonej dla celów jego organizacji.
3. Przewodniczący posiedzenia lub osoba wymieniona w § 1 ust. 6 przekazuje drogą elektroniczną do wyznaczonego pracownika Sekcji Informatycznej listę uczestników zawierającą imiona, nazwiska, adresy e-mail osób uprawnionych do głosowania nie później niż na trzy dni przed terminem posiedzenia. Wyznaczony pracownik Sekcji informatycznej tworzy odpowiednie grupy uprawnionych w systemie do głosowania zdalnego o nazwie odpowiadającej nazwie ciała kolegialnego bądź organizacyjnego.

• § 3

Przebieg posiedzeń i zasady dotyczące dyskusji

1. Posiedzenie odbywa się poprzez aplikację TEAMS w grupie stworzonej dla celów posiedzenia oraz pocztę elektroniczną za pośrednictwem adresów wymienionych w 2 ust 1.
2. Głosowanie tajne odbywa się za pośrednictwem systemu głosowania w trybie ujętym w treści §4.
3. Głosowanie jawne odbywa się za pośrednictwem czatu aplikacji TEAMS w trybie ujętym w treści §5.
4. Posiedzenia są nagrywane w aplikacji TEAMS lub za pośrednictwem urządzeń do utrwalania dźwięku.
5. Posiedzenie rozpoczyna (otwiera) Przewodniczący, a następnie:
   • Przekazuje informację o nagrywaniu posiedzenia przez Protokolanta lub Sekretarza.
   • Weryfikuje obecność poprzez sprawdzenie listy obecności, tj. odczytuje nazwiska z listy, a osoba wyczytana potwierdza swoją obecność poprzez wysłanie na czacie TEAMS słowa „obecny” lub „obecna”.
   • Ustala kworum, w tym kworum dla wniosków dotyczących stopni naukowych; na tej podstawie ustala listę osób uprawnionych do głosowania.
   • Określa zasady obowiązujące podczas posiedzenia, w tym prowadzenia dyskusji i głosowania. W celu wyeliminowania zakłóceń oraz sprzężeń jednocześnie może mówić tylko jedna osoba po wywołaniu przez Przewodniczącego.
   • Udziela głosu referującym wnioski zgodnie z przyjętym porządkiem posiedzenia.
   • Otwiera dyskusję po zreferowaniu danego wniosku; osoba chcąca zabrać głos w dyskusji zgłasza ten fakt poprzez wysłanie na czacie TEAMS wiadomości „proszę o głos”.
   • Decyduje o kolejności udzielenia głosu w dyskusji.
   • Zamyka dyskusję po wyczerpaniu wszystkich głosów w danym punkcie i zarządza głosowanie.
6. Posiedzenie zamyka Przewodniczący.
7. Listę obecności na posiedzeniu potwierdza podpisem Przewodniczący i przekazuje Protokolantowi lub Sekretarzowi wraz z protokołami z głosowań przekazanymi przez Komisję skrutacyjną.

• § 4

Zasady głosowania tajnego

1. Głosowania tajne odbywają się każdorazowo za pomocą systemu głosowania.
2. Głosowanie tajne w systemie jest tworzone przez wyznaczonego pracownika Sekcji Informatycznej w porozumieniu z Przewodniczącym lub osobą wymienioną w § 1 ust. 6 na podstawie przesłanego drogą elektroniczną przed zebraniem porządku obrad.
3. W przypadku konieczności uzupełnienia porządku obrad w trakcie trwania zebrania o dodatkowy punkt wymagający głosowania tajnego, Przewodniczący zebrania przekazuje odpowiednią informację o treści punktu wyznaczonemu pracownikowi Sekcji Informatycznej.
4. Wyznaczony pracownik Sekcji Informatycznej wprowadza dane dotyczące odpowiednich punktów porządku obrad, wniosków i uchwał oraz uzupełnia w systemie datę rozpoczęcia i zakończenia głosowania wskazane przez Przewodniczącego posiedzenia.
5. W celu zapewnienia tajności głosowania generowany jest losowy adres dostępowy do systemu głosowania. Adres dostępowy jest wysyłany automatycznie do uprawnionych do głosowań za pomocą poczty e-mail. Adres dostępowy jest przypisany do danego posiedzenia. Metody z wykorzystywaniem losowego szyfrowania zabezpieczają przed pozyskaniem informacji o głosującym.
6. Logowanie do systemu odbywa się tylko poprzez adres dostępowy. Użytkownik loguje się do systemu za pomocą adresu e-mail wprowadzany po wejściu na adres dostępowy. Autoryzacja podczas logowania użytkowników odbywa się poprzez wysłanie jednorazowego kodu na podany wcześniej adres e-mail.
7. Uprawniony użytkownik systemu po zalogowaniu, w czasie wyznaczonym na głosowanie, zobaczy zestaw uchwał lub wniosków do głosowania z możliwością zapoznania się z ich treścią.
8. Głosowania tajne odbywają się po zreferowaniu danego punktu porządku posiedzenia i po zakończeniu dyskusji nad każdym z nich.
9. Przewodniczący przekazuje komunikat o rozpoczęciu głosowania na czacie TEAMS w grupie stworzonej dla celów posiedzenia z udziałem wyznaczonego pracownika Sekcji Informatycznej.
10. Na oddanie głosu przewidziane jest co do zasady maksymalnie 10 minut od momentu ogłoszenia głosowania przez Przewodniczącego. Brak oddania głosu w wyznaczonym czasie interpretowany jest jako rezygnacja z jego oddania niezależnie od przyczyny (w tym – problemów technicznych po stronie uczestnika spotkania), a przeprowadzone głosowanie jest ważne pod warunkiem zachowania kworum.
11. Głosowanie zamyka Przewodniczący poprzez wysłanie na czacie TEAMS w grupie stworzonej dla celów zebrania komunikatu o treści: „koniec głosowania”, po czym wyznaczony pracownik Sekcji Informatycznej zamyka głosowanie w systemie.
12. Głosy zlicza system w sposób automatyczny, a następnie generuje raport z wynikami, który w formie pliku pdf pracownik Sekcji Informatycznej przesyła na adresy e-mail członków i czat Teams kanału Komisji skrutacyjnej. Przesłany plik pdf z raportem z głosowania tajnego stanowi protokół z tego głosowania, który przekazywany jest po zakończeniu posiedzenia przez Komisję skrutacyjną Przewodniczącemu.
13. Komisja skrutacyjna dokonuje na bieżąco weryfikacji poprawności przebiegu głosowania oraz przekazuje informacje o wynikach Przewodniczącemu.
14. Wyniki głosowania podaje Przewodniczący po ich weryfikacji przez Komisję skrutacyjną.

• § 5

Zasady głosowania jawnego

1. Głosowania jawne odbywają się za pomocą czatu w aplikacji TEAMS w grupie stworzonej dla celów posiedzenia zgodnie z porządkiem obrad.
2. Przewodniczący przekazuje komunikat o rozpoczęciu głosowania na czacie TEAMS w grupie stworzonej dla celów posiedzenia z udziałem wyznaczonego pracownika Sekcji Informatycznej.
3. Głosujący przesyłają swój głos poprzez wpisanie komunikatów na czacie TEAMS: „tak”, „nie” lub „wstrzymuję się”.
4. Na oddanie głosu przewidziane jest co do zasady maksymalnie 10 minut od momentu ogłoszenia głosowania przez Przewodniczącego. Brak oddania głosu w wyznaczonym czasie interpretowany jest jako rezygnacja z jego oddania niezależnie od przyczyny (w tym – problemów technicznych po stronie uczestnika spotkania), a przeprowadzone głosowanie jest ważne pod warunkiem zachowania kworum.
5. Głosowanie zamyka Przewodniczący poprzez wysłanie na czacie TEAMS w grupie stworzonej dla celów zebrania komunikatu o treści: „koniec głosowania”. Głosy oddane po komunikacie o zamknięciu głosowania nie są uwzględniane.
6. Głosy zlicza komisja skrutacyjna i wprowadza je do protokołu głosowań, który po zakończeniu posiedzenia przesyła na adres e-mail Przewodniczącego.
7. Komisja skrutacyjna po podliczeniu głosów podaje wynik głosowania na czacie Teams. Przewodniczący ogłasza wynik głosowania.

• § 6

Archiwizacja i kopie zapasowe

1. System archiwizuje głosowania na okres 3 miesięcy od daty posiedzenia. Po tym okresie głosowanie jest kompilowane i zapisywane w archiwum lokalnym na Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego.
2. Archiwizacja następuje na nośnikach zewnętrznych.
3. Kopia zapasowa bazy danych wykonywana jest 1 raz dzienne.
4. Przechowywana ilość kopii bazy danych systemu to 10.
5. Kopia bazy danych na nośnikach zewnętrznych podlega szyfrowaniu AES256.

• § 7

Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa 

1. Audyt bezpieczeństwa systemu powinien być wykonywany co 3 miesiące przez Sekcję Informatyczną.
2. Analiza ryzyka i ciągłości działania systemu powinna być wykonywana co 12 miesięcy przez Sekcję Informatyczną.
3. W sierpniu każdego roku powinna być wykonana aktualizacja i audyt bezpieczeństwa systemu przez Sekcję informatyczną.
4. Sekcja Informatyczna posiada pełny kod systemu.
5. Użytkownicy powinni logować się wyłącznie ze sprawdzonych urządzeń
   i posiadać na nich oprogramowanie antywirusowe.
6. Podczas użytkowania systemu należy zwracać uwagę na podejrzane działania związane z cyberprzestępczością.
7. Nie należy podawać i udostępniać haseł do poczty służbowej i haseł jednorazowych do systemu głosowania online osobom trzecim ani nikomu, kto tego zażąda.

Zarządzenie Nr 5 Dziekana WNS (DOCX / 38.54 kb)

________________________________________________________________________________

instrukcja głosowania - system głosowania WNS (DOCX / 18.63 kb)